La priorité absolue pour les chefs d'équipe est la délégation de pouvoirs. Peu importe votre niveau d'habileté, il y a une limite à ce que vous pouvez accomplir seul. Avec une équipe derrière vous, vous pouvez faire tellement plus : c'est pourquoi il est si important que vous déléguiez efficacement !
Une délégation réussie commence par l'appariement des personnes et des tâches, vous devez donc d'abord expliquer quel est le rôle et les objectifs de votre équipe. Une bonne façon d'y parvenir est d'élaborer une charte d'équipe.
Ce qui énonce le but de l'équipe et la façon dont elle fonctionnera. Non seulement cela vous aide à donner un bon départ à votre équipe, mais cela peut aussi être utile pour la remettre sur la bonne voie si elle dévie de son cap.
Ce n'est qu'alors que vous serez en mesure de réfléchir aux aptitudes, à l'expérience et aux compétences au sein de votre équipe et de commencer à jumeler les gens aux tâches. Lire notre article sur la répartition des tâches
Pour en savoir plus sur la façon d'y parvenir et pour savoir comment relever les défis du monde réel, comme la gestion des écarts entre les compétences des membres de l'équipe.
Une autre de vos principales tâches en tant que gestionnaire est de motiver les membres de l'équipe.
Pour en savoir plus sur la motivation, consultez notre jeu-questionnaire Vos aptitudes à la motivation sont-elles bonnes ?
Quelle que soit l'approche que vous préférez adopter, vous devez également garder à l'esprit que différentes personnes ont des besoins différents quand il s'agit de motivation. Certaines personnes sont très motivées, tandis que d'autres seront sous-performantes sans l'apport de la direction.
Développer votre équipe
Les équipes sont composées de personnes qui ont des points de vue et des capacités différents et qui en sont à différentes étapes de leur carrière. Certains peuvent trouver que les tâches que vous leur avez assignées sont difficiles et qu'ils peuvent avoir besoin de soutien. D'autres peuvent être de " vieilles mains " dans ce qu'ils font et chercher des occasions d'élargir leurs compétences. Quoi qu'il en soit, c'est votre responsabilité de développer tout votre personnel.
Vos compétences dans cet aspect de la gestion définiront votre succès à long terme en tant que gestionnaire. Si vous pouvez aider les membres de l'équipe à s'améliorer dans leur travail, vous serez un gestionnaire pour qui les gens aspirent à travailler, et vous apporterez une grande contribution à votre organisation.
La façon la plus efficace de perfectionner vos employés est de vous assurer que vous leur donnez régulièrement de la rétroaction.
En tant que chef d'équipe, vous êtes susceptible de présider des sessions régulières et des réunions ponctuelles. Les réunions de toutes sortes, et les réunions régulières en particulier, sont réputées pour faire perdre du temps aux gens, il vaut donc la peine de maîtriser l'art d'organiser des réunions efficaces.
De nombreuses réunions comprennent des séances de remue-méninges.
En tant que chef d'équipe, vous devrez souvent faciliter ces tâches, donc vous devrez être à l'aise pour le faire. Il ne s'agit pas seulement de trouver des idées créatives, comme vous le faites lorsque vous participez régulièrement à une telle séance : lisez notre article.
Pour savoir comment organiser des séances de brainstorming. Assurez-vous de bien comprendre où ils peuvent se tromper et ce que vous pouvez faire pour éviter cela.
L'écoute active
Une autre compétence importante que les gestionnaires - et d'autres - doivent maîtriser. Lorsque vous êtes responsable, il peut être facile de penser que vous savez ce que les autres vont dire, ou que l'écoute est moins importante, parce que vous avez de toute façon pensé à une solution.
Ne tombez pas dans ce piège. La plupart des bons gestionnaires sont des auditeurs actifs : cela les aide à détecter les problèmes tôt (pendant qu'ils sont encore faciles à régler), à éviter les malentendus coûteux et à bâtir la confiance au sein de leurs équipes.
Communiquer avec des personnes extérieures à votre équipe
Votre patron est probablement la personne la plus importante avec laquelle vous devez communiquer. Prenez le temps de bien comprendre ce que votre patron attend de vous et de votre équipe - si vous savez exactement ce qu'elle aime et comment elle préfère que cela se fasse, vous serez mieux en mesure de recevoir son approbation.
N'hésitez pas à demander à votre patron de vous coacher ou de vous encadrer : vous pouvez généralement apprendre beaucoup de lui, mais il n'est peut-être pas proactif pour vous le proposer. Si vous demandez conseil à votre patron, assurez-vous d'avoir bien réfléchi le plus possible. Présentez le sujet avec un résumé de votre réflexion, puis dites où vous avez besoin d'aide.
De plus, en tant que gestionnaire, une partie de votre travail consiste à veiller sur votre équipe et à la protéger des pressions déraisonnables. Acquérir des compétences comme l'affirmation de soi et une négociation gagnant-gagnant pour que vous puissiez soit refuser du travail, soit négocier des ressources supplémentaires.
Une autre partie de votre travail consiste à gérer la façon dont votre équipe interagit avec les autres groupes. Utiliser l'analyse des parties prenantes pour identifier les groupes avec lesquels vous devez traiter. Ensuite, parlez à ces personnes pour savoir ce qu'elles attendent de vous et ce qu'elles peuvent faire pour vous aider.
Gestion de la discipline
Même si vous espérez ne pas avoir à le faire, il arrive un moment dans la carrière de la plupart des gestionnaires où ils doivent discipliner un employé. La discipline peut être subtilement différente de la rétroaction de base, car elle n'est pas toujours liée spécifiquement au travail de l'employé. Vous pouvez donner votre avis par téléphone, par exemple, mais les problèmes de chronométrage ou de toilettage personnel peuvent nécessiter une approche différente.
Les infractions évidentes à la loi ou à la politique de l'entreprise sont faciles à identifier et à traiter. Mais qu'en est-il des autres situations ? D'un côté, vous ne voulez pas paraître mesquin. D'un autre côté, vous ne pouvez pas laisser aller les choses qui devraient être réglées.
Utilisez ces règles empiriques pour décider si vous devez prendre des mesures. Si la réponse à l'une ou l'autre de ces questions est oui, vous devez convenir d'un moment pour parler à l'employé en privé.
La question a-t-elle une incidence sur la qualité des produits livrables de l'employé au client (interne ou externe) ?
Un graphiste entre régulièrement en retard au travail, bien qu'il reste en retard pour se rattraper. Les clients sont parfois frustrés de ne pas pouvoir le joindre en début de journée, surtout lorsqu'il travaille sur des travaux urgents.
La question a-t-elle une incidence négative sur la cohésion de l'équipe ?
Les concepteurs individuels ont tendance à travailler sur leurs propres projets, avec peu de réunions entre les membres de l'équipe de conception, de sorte que la cohésion n'est pas affectée. Cependant, les gens remarquent son manque de ponctualité et le chronométrage des autres commence à déraper.
La question nuit-elle inutilement aux intérêts des autres membres de l'équipe ?
La créatrice assise à côté du retardataire est mécontente de devoir répondre aux appels des clients avant qu'il n'arrive au bureau, et n'est pas en mesure de donner une réponse ferme à la question "Quand sera-t-il là ?
Dans cette situation, le directeur de l'équipe de conception décide de parler au retardataire en raison de l'impact sur son collègue. Ils s'entendent pour dire qu'il n'y a pas de problème de retard au travail (il a un long trajet à faire, avec une circulation dense en route), mais qu'il s'engagera à être là avant 9 h 30 tous les jours pour réduire le nombre d'appels que son collègue doit répondre et pour lui donner une heure fixe pour donner les clients. Il travaillera tard pour rattraper le temps perdu et se chargera d'une tâche qu'elle n'aime pas rattraper pour sa gestion téléphonique supplémentaire.
Lorsque vous êtes confronté à un problème disciplinaire potentiel, prenez le temps de recueillir de l'information sur la situation, de décider ce que vous allez faire et d'agir. Les problèmes de discipline disparaissent rarement d'eux-mêmes, et ils s'aggravent généralement, causant souvent un ressentiment considérable parmi les autres membres de l'équipe.